L'Association Québec-France - Montérégie
1977-2017 : 40 ans
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Règlements

 

Association Québec-France - Montérégie


Règlements

 

TITRE 1.0 DÉNOMINATION, OBJET, SIÈGE

Article 1.1 Dénomination

L'Association Québec France-Montérégie, constituée le 25 septembre 2015 (#1171272934) en vertu de la IIIe partie de la Loi sur les compagnies (chap. C 38), regroupe les personnes qui adhèrent aux présents statuts. Elle n'est inféodée à aucun parti ni à aucun mouvement politique.

Article 1.2 Mission et objectifs de l'association

  1. Mission

L’Association Québec-France-Montérégie est un organisme autonome, non partisan formant un réseau unique avec France-Québec. Sa mission consiste essentiellement à développer une relation franco-québécoise directe et privilégiée.

  1. Objectifs :

  1. développer la relation citoyenne entre Français et Québécois;

  2. offrir aux participants aux différents programmes de coopération franco-québécois le moyen de pérenniser leur intérêt pour la France;

  3. faire la promotion de la relation franco-québécoise sur tout le territoire et en y apportant un soutien actif;

  4. témoigner de la solidarité existant entre les deux pays fondée sur la communauté de langue et d’histoire;

  5. favoriser les échanges entre les deux peuples sur les plans social, culturel et économique;

Article 1.3 Siège social

Le siège social de l'Association est fixé à l’adresse d’un des administrateurs, mais avec l’adresse postale suivante :

Association Québec-France-Montérégie, C.P. 21 088, succ. Jacques-Cartier, Longueuil, Québec J4J 5J4

TITRE 2 – Les membres

Article 2.1 Membres actifs

Sont membres les personnes physiques ou morales qui adhèrent aux objectifs de l'Association et qui paient la cotisation annuelle fixée par le conseil d'administration.

Article 2.2 Démission ou destitution d'un membre

Perdent la qualité de membre de l'Association :

1  les personnes qui n’ont pas renouvelé leur cotisation annuelle dans les délais fixés;

2  celles qui ont donné leur démission.

Cessent également d’être membres, les personnes que le conseil d’administration a exclues pour violation des statuts ou encore pour conduite ou activités préjudiciables à l'Association. La décision du conseil d'administration est sans appel et n'a pas à être motivée.

Article 2.3 Remboursements

Les membres démissionnaires ou exclus ne sont pas remboursés du montant de leur cotisation annuelle.

Article 2.4 Droits de vote

Tout membre actif a un droit de vote; toutefois tout organisme-membre a droit à 2 votes. Tel organisme doit signifier au secrétaire le nom des personnes qui le représentent avant l’ouverture de l’assemblée.

Article 2.5 Cotisation

La cotisation annuelle est fixée par le conseil d'administration; elle est exigible au moment de l'adhésion et, par la suite, à la date du renouvellement laquelle est fixée au 1er octobre de chaque année. À défaut de paiement, la personne ne peut voter aux diverses réunions et perd les privilèges rattachés à sa condition de membre.

Tout renouvellement d’adhésion effectué dans un délai de 60 jours après l'échéance est considéré réalisé à la date de renouvellement de la cotisation. Pour un nouveau membre, la cotisation doit être payée au moins 30 jours avant l'assemblée générale; pour toute nouvelle adhésion faite entre le 1er mars et le 30 septembre d’une année, la carte de membre demeure valide jusqu’au 30 septembre de l’année suivante. La mesure s’applique rétroactivement aux nouvelles adhésions survenues entre le 1er mars 2017 et le 30 septembre 2017.

TITRE 3.0 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Article 3.1 Nature

L'Association tient une assemblée générale annuelle et, au besoin, une assemblée extraordinaire.

Section A

Assemblée générale annuelle

Article 3.2 Composition

L'assemblée générale annuelle se compose de tous les membres actifs de l'Association au moment de la tenue de cette assemblée. Les décisions sont prises conformément aux présents statuts et obligent tous les membres.

Article 3.3 Pouvoirs

L'assemblée générale exerce tous les pouvoirs qui lui sont attribués par la loi.

  • Elle reçoit les rapports du président et du trésorier.

  • Elle approuve le rapport du trésorier.

  • Elle nomme et révoque les membres du conseil d'administration.

  • Elle ratifie les gestes des administrateurs et délibère sur toute autre question mise à l'ordre du jour.

  • Elle modifie les règlements de l’Association.

Article 3.4 Date d'assemblée

L’année financière se termine le 30 avril et l’assemblée annuelle a lieu au plus tard 90 jours après la fin de l'exercice financier, à l'endroit choisi par le conseil d’administration.

Article 3.5 Convocation

Le secrétaire ou le président convoque tous les membres à l'assemblée générale annuelle au moins 15 jours à l'avance par une lettre adressée à chacun d'eux par courrier ou par tout moyen électronique approprié, accompagnée de l'ordre du jour et les membres ont jusqu’à 5 jours avant la date de l’assemblée pour y ajouter un point à l’ordre du jour

Les irrégularités affectant l'avis de convocation ou son expédition à un membre, l'omission involontaire de donner un tel avis à un membre ou le fait que cet avis ne lui parvienne pas n'affectent en rien la validité de l'assemblée.

Article 3.6 Ordre du jour

L'ordre du jour comprend :

a) La constatation de la régularité de la convocation et du quorum;

b) L'élection à la présidence d'assemblée et la désignation d’un secrétaire;

c) L'élection à la présidence d'élection et la désignation de deux personnes scrutatrices;

d) L’adoption de l’ordre du jour;

e) La lecture et l’adoption du procès-verbal de l’assemblée précédente;

f) Le rapport du président;

g) Le dépôt du rapport du trésorier et son adoption;

h) Le rapport des autres porteurs de dossiers;

i) L’élection des administrateurs (soit 7 à 11);

j) Varia - tout autre sujet, autre qu'une modification aux statuts ou aux règlements, soumis par un membre lors de l'adoption de l'ordre du jour.

Article 3.7 Le quorum

Le quorum de l'assemblée annuelle est de 10 membres actifs.

Article 3.8 Droit de vote

Le membre qui a droit de vote a une voix. Le vote a lieu à main levée à moins que 5 membres présents ne demandent le vote au scrutin secret. Les décisions sont prises à la majorité des voix.

Section B Assemblée extraordinaire

Article 3.9 Convocation

Le secrétaire ou le président convoque une assemblée extraordinaire chaque fois qu'elle est nécessaire. La convocation est faite par lettre individuelle adressée aux membres actifs de l'Association par courrier ou par tout moyen électronique approprié, au moins 15 jours à l'avance. L'avis doit indiquer l'objet de la réunion et l'ordre du jour.

Article 3.10 Autre mode de convocation

Une telle assemblée peut être demandée, soit par les 2/3 des membres du conseil d'administration, soit par 10 membres actifs.

Dans ce dernier cas, la réunion doit être tenue à l'endroit choisi par le conseil d’administration dans les 30 jours qui suivent la date de réception de la demande adressée au secrétaire de l'Association. S'il n'est pas donné suite à cette demande ou si le secrétaire ne respecte pas les délais fixés, les auteurs peuvent procéder eux mêmes à la convocation, en indiquant notamment l'objet de l'assemblée, l'ordre du jour et l'endroit qu'ils auront choisis.

Les dispositions concernant l'assemblée générale annuelle s'appliquent à l'assemblée extraordinaire, à l'exception des articles 3.4, du 1er alinéa de 3.5 et de 3.6.

Article 3.11 Ordre du jour

L'ordre du jour de l'assemblée extraordinaire est arrêté par les auteurs de la demande de convocation. L'assemblée ne peut délibérer sur une question qui n'est pas inscrite à l'ordre du jour.

TITRE 4.0 CONSEIL D'ADMINISTRATION

Article 4.1 Composition

Le conseil d’administration est composé de 7 à 11 membres. Au besoin, le conseil d’administration peut coopter d’autres membres en cours de mandat, jusqu’au nombre maximal de postes.

Article 4.2 Durée du mandat

Le mandat des membres du conseil d’administration prend fin à l’assemblée générale annuelle de l’année en cours.

Article 4.3 Procédure

L'avis de convocation de l'assemblée annuelle comporte un avis d'élection aux divers postes du conseil d'administration ainsi qu'une formule de déclaration de candidature.

Article 4.4 Scrutin

Toute personne intéressée à poser sa candidature à un poste d’administrateur doit faire parvenir un formulaire de mise en candidature ou le remettre à son arrivée à l’assemblée générale. (Annexe 1)

Si le nombre de candidatures est supérieur au nombre de postes à pourvoir, il y aura élection :

Au point « Élections » de l'ordre du jour de l'assemblée annuelle, le président ou le secrétaire d'élection fait lecture de la liste officielle des personnes candidates à l'élection. Celle-ci se tient par scrutin secret pour les postes à pourvoir :

  1. Pour ce faire, un bulletin de vote spécialement préparé à cet effet sera remis aux membres. Pour voter validement, l’électeur inscrit les 3 ou 4 noms de son choix (selon le nombre de postes à pourvoir) parmi les candidatures en lice. Les candidats qui obtiennent le plus de votes seront déclarés élus.

  2. Si des candidats se classent ex aequo pour combler un seul poste, il y aura élection uniquement entre ceux qui ont obtenu ce même nombre de votes.

  3. Advenant que le nombre de candidatures est moindre que celui des postes à pourvoir, le président appelle alors des candidatures par proposition orale avec appui. Et, s’il y lieu, il y a votation.

Article 4.5 Vacance

En cas de démission ou de perte de qualité pour siéger au conseil d’administration, le poste est pourvu par le conseil d’administration ou par l’assemblée générale qui suit, au jugement du C.A. en place.

Article 4.6 Convocation

Les réunions du conseil d'administration sont convoquées par le secrétaire, à la demande du président, ou à la demande écrite de 4 de ses membres. Les convocations sont faites au moins 7 jours à l'avance soit par lettre individuelle ou par tout moyen électronique approprié indiquant l'objet de la réunion et l'ordre du jour; elles peuvent être faites verbalement dans les cas de force majeure.

Article 4.7 Réunion

Le conseil d’administration se réunit au moins quatre fois par année et au besoin, si nécessaire.

Article 4.8 Résolutions écrites ou par courriels

Les résolutions écrites ou par courriels, signées de tous les administrateurs habiles à voter sur ces résolutions lors de réunions du conseil, a la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours d’une de ces réunions. Un exemplaire de ces résolutions est conservé avec les procès-verbaux des délibérations du conseil.

Article 4.9 Quorum et vote

Les délibérations du conseil d'administration sont valables dès lors qu’une majorité de ses membres habilités à voter sont présents. Les décisions sont prises à la majorité des votes exprimés.

Article 4.10 Pouvoirs

Le conseil d'administration est investi des pouvoirs nécessaires pour :

  • fixer les orientations de l’Association

  • adopter le budget de l’Association

  • élire le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier

  • assurer la bonne marche de l'Association et, notamment:

  • en déterminant les dates des réunions du conseil d'administration.

  • en formant des comités et leur déléguer les pouvoirs qu'il juge bon de leur conférer.

  • en gérant les biens et le budget de l'Association

  • en fixant le montant des frais de déplacement et de séjour des membres dans l'exercice des fonctions ou responsabilités qui leur sont confiées par l'assemblée générale.

Article 4.11 Procès  verbal

Le procès verbal de chaque séance indique notamment le nom des administrateurs présents, celui des absents, ainsi que toutes les propositions concernant chaque article de l'ordre du jour.

Article 4.12 Fonction des officiers

A - Président

Le président est membre d'office de tous les comités. Il préside les réunions du conseil d’administration et peut y déléguer ses fonctions à son vice président. Il agit au nom de l'Association qu'il représente dans ses rapports avec les tiers. Tous les actes et engagements signés par lui sont valables.

Sauf pour l’élection des membres du conseil d’administration, le président peut départager à tous les niveaux et en toutes matières.

B - Vice -président

Le vice président remplace la personne qui occupe la présidence lorsque cette dernière est empêchée ou refuse d'agir.

C - Secrétaire

Le secrétaire a la garde des documents et archives de l’Association. Il agit à titre de secrétaire aux réunions du conseil d'administration et aux assemblées des membres. Il doit donner, ou voir à faire donner, avis de toute réunion ou de toute assemblée, y compris pour les comités, le cas échéant. Il doit garder les procès-verbaux de toutes les réunions et assemblées dans un livre tenu à cet effet. Il exécute les mandats qui lui sont confiés par le président ou les administrateurs.

D - Trésorier

Le trésorier est responsable des fonds de l'Association et de ses livres. Il doit tenir à jour un état des biens de l'Association et une comptabilité régulière des revenus et dépenses; assurer la gestion des fonds déposés dans une institution financière choisie par le conseil d’administration ainsi que des opérations bancaires courantes; contrôler la gestion financière et présenter les rapports financiers mensuels et annuels aux diverses instances administratives de l’Association.

F - Administrateurs

Les administrateurs se voient confier des dossiers spécifiques par le conseil d’administration ou l’assemblée générale.

TITRE 5.0 DISPOSITIONS DIVERSES

Article 5.1 Modification aux statuts

Une modification aux statuts n’entre en vigueur qu'après avoir été :

a) adoptée par le conseil d'administration dûment convoqué à cette fin;

b) entérinée à la majorité requise, en vertu des présents statuts ou de la Loi sur les compagnies (L.R.Q., chapitre C-38), par une assemblée extraordinaire des membres dûment convoquée à cette fin.

Article 5.2 Procédure de délibération dans les assemblées

a) Assistance aux délibérations du conseil d'administration :

Tout adhérent à l'Association peut assister aux délibérations du conseil d'administration à titre d'observateur, sauf si le huis clos est adopté.

b) Droit de parole :

Si un adhérent observateur demande le droit de parole dans une instance où il ne bénéficie pas d'un tel droit, cette demande sera soumise à l'instance concernée et elle sera acceptée si elle recueille l'appui des 2/3 des votes exprimés.

c) Procédure de délibération :

Les délibérations des diverses assemblées tenues dans le cadre des activités de l'Association se dérouleront conformément aux règles du Code de procédure de Victor Morin, à moins que celles ci ne soient incompatibles avec les statuts ou avec le coutumier de l'Association.

Article 5.3 Dissolution

La dissolution de l'Association est prononcée par le vote des deux tiers des membres présents à une assemblée extraordinaire. Tous les biens de l'Association, après paiement des dettes, seront remis à un organisme à but non lucratif poursuivant des fins semblables.



ADOPTÉ en assemblée générale des membres, à Longueuil, le 7 mai 2017.



IMPORTANT:  En cas de contestation, seule une copie des règlements, certifiée conforme par le secrétariat, sera valide.

 


Annexe 1

  1. AVIS D'ÉLECTION

 

A l'occasion de l'assemblée générale annuelle de l'Association Québec-France Montérégie qui se tiendra le . . . . . .

Les personnes intéressées à faire partie du conseil d’administration peuvent soumettre leur candidature en remplissant le formulaire ci-dessous et le faisant parvenir au secrétaire ou en le remettant à son arrivée à l’assemblée générale.

Le secrétaire cumulera les candidatures et en fera la lecture à l’assemblée générale.

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DÉCLARATION DE CANDIDATURE

Je, soussigné(e),

(Nom et prénom en lettres moulées)

 

(Signature)

(Date)

 

 



 

 
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